학원 강사 일정 자동화 — 시간표 짜기

"매주 일요일 밤 다음 주 시간표 짜는 데 3시간. 강사 한 명이 일정 바꾸면 전체가 다시 흔들립니다. 학원 원장의 일주일 중 가장 비싼 시간이 여기에 들어갑니다."

1. 학원 시간표가 매주 흔들리는 이유

학원·교습소·코딩스쿨의 시간표는 단순한 캘린더가 아닙니다. 다섯 가지 변수가 동시에 움직입니다.

강사 가용시간: 한 강사가 여러 학원에 출강하는 경우, 주간 가용시간이 매주 다릅니다.
반 정원: 정원 8명인 반에 9명을 넣으면 안 됩니다.
학생 결석·대체 수업 요청: "이번 주 화요일 못 오는데 금요일로 옮겨도 될까요?"가 학생 30명 중 매주 다섯 명.
수업료·잔여 회차: 결석한 학생이 다음 주에 대체 수업으로 넘어가는지, 회차에서 차감되는지.
부모 안내: 시간표 변경 시 부모에게 카톡 공지.

엑셀로 다섯 변수를 동시에 굴리면 매주 일요일 밤 3시간이 사라집니다. 그리고 한 번이라도 누락되면 부모 클레임으로 돌아옵니다.

2. 자동화 도구가 풀어줄 5가지 영역

학원 운영 자동화 도구는 다음을 한 화면에서 처리해야 합니다.

강사 가용시간 등록: 강사 본인이 자기 가용시간을 모바일로 입력. 원장이 시트로 받아 정리하지 않습니다.
반 ↔ 강사 ↔ 슬롯 자동 매칭: 강사 가용시간 + 반 정원 + 학생 등록 정보를 조합해 매주 시간표 초안을 생성.
학생 결석·대체 수업 처리: 학생이 직접 모바일로 결석/대체 요청. 운영자는 승인만.
자동 알림: 시간표 확정·변경 시 학생·부모에게 카카오 알림톡 자동 발송.
출석·수강료 연동: 출석 1건 → 회차 차감 → 잔여 회차 안내 자동.

이 다섯 영역이 분리된 도구 다섯 개를 쓰는 것보다, 통합 도구 하나로 묶는 것이 학원 원장에게 훨씬 안전합니다. 데이터가 흩어지지 않기 때문입니다.

3. 강사·학생·반 데이터 모델

자동화 도구를 평가할 때, 데이터가 어떻게 구조화되어 있는지 보면 그 도구의 한계가 보입니다. 학원에 필요한 최소 데이터 모델은:

강사(Staff): 이름·연락처·전문 과목·가용시간(요일별 시간대)·시급 정산 정보.
학생(Member): 이름·연락처·부모 연락처·학년·등록 반·잔여 회차·결제 정보.
반(Class/Resource): 이름·정원·강사·시간 슬롯(반복 룰)·수강료.
출석(Attendance): 학생별·반별·일별 출석 1건. 결석 시 대체 슬롯 연결.

이 4계층이 분리되어 있으면 강사 한 명이 빠져도 다른 강사로 대체 배정이 1클릭에 됩니다. 합쳐져 있으면 매번 시트를 다시 만들어야 합니다.

4. 대체 강사·결석 처리 워크플로우

학원 운영자에게 가장 큰 시간 절약은 대체 강사 배정과 결석 → 대체 수업 자동 처리입니다.

대체 강사 배정 워크플로우 (자동)

강사 A가 "이번 주 수요일 못 나옵니다" 입력.
시스템이 해당 슬롯의 반·학생을 추출.
같은 시간대 가용한 강사 후보 자동 표시.
원장이 1탭으로 강사 B 배정.
학생·부모에게 자동 알림톡: "수요일 ○○반 강사가 ○○ 선생님으로 변경되었습니다."

결석 → 대체 수업 자동 처리

학생이 본인 모바일에서 "다음 주 화요일 결석, 금요일 대체 가능?" 신청.
시스템이 금요일 같은 반 슬롯의 잔여 정원 확인.
정원 있으면 자동 승인, 없으면 운영자 검토 요청.
잔여 회차는 결석 시점에 차감되지 않고, 대체 수업 출석 시 차감.

이 두 워크플로우가 자동화되면 학원 원장의 일주일이 통째로 비어집니다.

5. 코딩스쿨·음악교습소·입시학원 — 업종별 차이

학원이라고 다 같지 않습니다. 자동화 도구를 고를 때 업종별 우선순위가 다릅니다.

코딩스쿨·STEM: 학생 진도(트랙) 관리가 중요. 한 학생이 여러 트랙을 동시에 듣는 경우 잔여 회차가 트랙별로 분리되어야 합니다.
음악·미술 교습소: 강사 1:1 비중이 높음. 슬롯이 30분/60분 단위로 잘게 쪼개지고, 강사별 가용시간이 핵심.
입시학원: 반 단위 운영이 중심. 시즌별(고1·고2·고3 분반) 반 구조 재편이 분기마다 일어남.
체육·태권도: 정원이 크고 가족 할인이 많음. 형제 회원의 결제자 분리(부모 1인이 결제)가 필수.

업종에 맞게 데이터 모델이 유연한 도구를 고르는 것이 1년 후 후회를 줄입니다.

정리 — 매주 일요일 밤 3시간을 되돌리세요

학원 운영자의 시간 중 가장 비싼 시간은 강사 일정과 학생 배정을 짜는 일요일 밤입니다. 시스템화하면 첫 주는 셋업에 두세 시간 들지만, 그 다음부터는 매주 30분이면 끝납니다.

24pass는 학원·교습소·코딩스쿨 원장이 강사·학생·반·출석을 한 화면에서 처리하도록 만든 한국형 회원관리 SaaS입니다. 학생·학부모 연락처 분리와 반복 예약 슬롯이 제품 안에 있고, 명단은 무료 학원 양식으로 형식을 맞춰 가입 후 그대로 올릴 수 있습니다. 토스 정기결제·단건 결제 연동은 준비 중이라, 그동안은 인보이스와 입금 확인 기록으로 운영합니다.

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